IFF representanter’ Manuell

Utvecklad för församlingen May 1995, Reviderad april-maj 1999

 

Innehåll

1. Introduktion: IFF Assembly

1.1 Församlingen Cycle
1.2 Förbundet Cycle

2. Innan församlingen

2.1 Förberedelse för monteringsprocessen
2.2 Orientering
2.3 Förberedelse för din roll som representant för medlemsorganisation
2.4 Förberedelser för din roll som en kommittéledamot eller arbetsgrupp
2.5 Att hjälpa det internationella samfundet för att förbereda
2.6 Att sätta punkter på dagordningen för IFF Assembly

3. På församlingen

3.1 Funktioner i församlingen
3.2 Montering Logistik
3.3 Arbeta och nätverk
3.4 Språk, Talande, Lyssna och Förtydligande
3.5 Monteringsprocessen
3.6 förslag
3.7 Röstning
3.8 Kommittéer och arbetsgrupper
3.9 Finanser

4. Efter församlingen och under året

4.1 Rapportering till organisationens kommitté
4.2 Rapportering till organisationens medlemskap
4.3 Att se till att det finns en IFF kontaktperson
4.4 Säkerställa IFF har upp-to-date Kontaktinformation
4.5 Garanterar att din organisation svarar på IFF kommunikation
4.6 Säkerställa arbetsgrupper och kommittéer är effektiva
4.7 Förberedelser inför nästa Assembly

5. Och IFF?

 

1. Introduktion: IFF Assembly

IFF Assembly är huvud diskussionen, delning, planering och beslutsfattande möte i IFF. Det är den tid då IFF är mest fullt förkroppsligade. Det är den enda gången när företrädarna för alla våra ingående medlemmars organisationer Guilds / föreningar, Utbildning Ackreditering Boards, Utbildare och biträdande Trainers Forum och Feldenkrais Family faktiskt kan träffas ansikte mot ansikte. Som sådant är det en mycket viktig tid för vår internationella samfundet.

IFF styrelse har arrangerat, med hjälp av ett antal representanter till föregående Assemblies, för detta Representanter’ Manuellt att produceras för att hjälpa oss alla att göra den mest produktiva och positiv användning av vår tid tillsammans.

Om du har varit en representant innan många av de saker som här inte kommer att vara nya för dig och kan verka enkelt. Vi hoppas, dock, att många av förslagen här är användbara för dig i din roll som representant.

detta representanter’ Manual bör läsas tillsammans med information om nästa Assembly (ingår i paketet av information som skickas från IFF till din organisation) och IFF interna föreskrifter och Status (stadgar / konstitution).

1.1 Församlingen Cycle

Församlingen är bara en del av ett helt års cykel av aktivitet. För IFF att fungera effektivt, församlingens beslut måste kommuniceras och implementeras, rapporter, Kommittéer och arbetsgrupper måste uppfylla eller hålla kontakten för att få sina uppgifter gjort, Nyhetsbrev och tidskrifter måste produceras och läsa, och mycket mera.

Så, Denna handbok innehåller rekommendationer och förslag på hur man kan göra det mesta av vår församling:

  • innan församlingen;
  • Under församlingen själv;
  • efter församlingen och år mellan församlingar.

1.2 Förbundet Cycle

IFF är en federation av medlemsgrupper, inte en centraliserad byråkrati. Så förutom att cykeln av verksamhet i samband med församlingen, det finns en viktig cykel av information och beslut som härrör från ingående medlemsgrupper, till IFF speciellt på Montage och tillbaka till ingående medlemsgrupper. Detta är grunden för en federativ organisation.

IFF Montering och IFF styrelse (ATT) behöver dig, som en representant, att få idéer, information, beslut, svar på agenda, frågor, behov, önskemål och prioriteringar från din medlemsgrupper till församlingen. Vi måste du också ta idéer, information, beslut, frågor, behov, önskemål och prioriteringar tillbaka till medlemsgrupp.

 

2. Innan församlingen

2.1 Förberedelse för monteringsprocessen

Det finns ett antal sätt du kan förbereda dig roll på själva IFF Assembly. Vi rekommenderar att du:

  • Läs stadgarna (stadgar / konstitution) av IFF;
  • läs IFF interna bestämmelser;
  • Läs protokollet från tidigare IFF Assemblies;
  • bekanta dig med andra organisationer i vår internationella samfundet;
  • föra församlingen kopior av alla relevanta dokument IFF: stadgar, interna regler, dagordningar, Protokollet från föregående Assemblies, etc.

2.2 Orientering

För att hjälpa dig att bidra till och få ut det mesta av församlingen, IFF BOD har ordnat för en orientering session för personer som deltar sin första Assembly. Om du inte har deltagit i en IFF Assembly innan det är viktigt att du kommer till informationsmöte.

Om du är en representant för första gången kan det också vara mycket värdefull för dig att prata med folk som har varit representanter för din organisation innan om församlingen, hur det går och din roll, etc.

Kontrollera församlingen agendan för tider på orientering session.

2.3 Förberedelse för din roll som representant för medlemsorganisation

Det är mycket viktigt för dig att korrekt förmedla synpunkter från din organisation och klargöra dina uppdrag som representant. Det är viktigt att veta vad din organisations förväntningar är ni som sin representant.

För att bestämma synpunkter i din organisation under hela året du kunde:

  • innehålla en artikel i organisationens nyhetsbrev eller tidskrift sökande svar;
  • kartlägga ditt medlemskap om sina problem eller åsikter.

För att du kan representera din organisations syn på särskilda frågor, läs församlingen agendan så snart den är tillgänglig, sedan:

  • diskuterar IFF frågor och församlingen agendan vid ett möte med din nationella kommitté / styrelse eller motsvarande, OCH / ELLER
  • diskuterar IFF frågor och församlingen Agenda med kontorsbärare (VD / ordförande, Sekreterare, Skattmästare, etc.), OCH / ELLER
  • diskuterar IFF frågor och församlingen agendan vid ett möte med ditt medlemskap, OCH / ELLER
  • hänvisar till organisationens policy, beslut och minuter möten.

Glöm inte att ta med kopior av din organisations minuter, politik, reklammaterial och annat som skulle hjälpa din i din roll och hjälpa eller inspirera andra.

För att se till att finansiella organisation IFF och församlingen löpa smidigt, Vänligen försäkra:

  • du, eller en av företrädarna från din organisation, har betalat någon Assembly Anmälningsavgift som krävs;
  • En representant från din organisation skickar uppgifter om priset för en representant från din organisation som kommer att ingå i Travel Pool (Se IFF interna bestämmelser Post 4 om Travel Pool);
  • organisationen har betalat sina IFF avgifter för innevarande år
  • Eller i förekommande fall, anordna att ta enastående avgifter med (Se IFF interna bestämmelser Post 3 om utebliven betalning av avgifter).

2.4 Förberedelser för din roll som en kommittéledamot eller arbetsgrupp

Om du är medlem i en IFF arbetsgrupp eller kommitté är det viktigt att du:

  • kontakta andra medlemmar i din arbetsgrupp eller kommitté som kommer att delta i församlingen och som kommer att rapportera församlingen;
  • låta andra kommittén eller arbetsgruppen medlemmar veta om du för omval eller fortsätta din roll;
  • ta med alla relevanta handlingar och dokument;
  • se till att din arbetsgrupp eller kommitté har avslutat sitt arbete;

Eller om den inte har slutfört sitt arbete:

  • ordna en tid för att träffa innan församlingen att slutföra arbetet och utarbeta en rapport.

Också, Det kan vara medlem i din organisation som skulle vara mycket lämplig och intresserad av att bidra till en arbetsgrupp. Vänligen kontakta dem innan du lämnar ditt land för att se om de är villiga att göra jobbet och få deras tillåtelse att nominera dem.

Kontrollera församlingen agendan för tider som avsatts för arbetsgrupper för att uppfylla innan församlingen.

2.5 Att hjälpa det internationella samfundet för att förbereda

Du kan hjälpa till hela IFF samhället att förbereda sig för församlingen genom:

  • svara på IFF kommunikation om församlingen;
  • skriva om frågor för din organisation och feldenkraismetoden i IFF Nyhetsbrev.

2.6 Placering punkter på dagordningen för IFF Assembly

2.6.1 Dagordningen för IFF Assembly ska skickas till IFF sekreteraren vid den sista dagen i mars varje år.

2.6.2 Någon del av oro eller intresse för IFF medlemsorganisationer kan föras till församlingen.

  • Vissa objekt kan vara lämpliga för IFF att vidta åtgärder för en organisation.
  • Vissa objekt kan vara lämpligt att hänvisas till vissa eller alla medlemsorganisationer för vidare diskussion och föra tillbaka till IFF Assembly.
  • Vissa objekt kan vara lämpligt att hänvisas till vissa eller alla medlemsorganisationer för deras övervägande och eventuella åtgärder.
  • Vissa objekt kan falla utanför IFF: s och medlemsorganisationer’ verksamhetsområden, men vara av intresse och värde som ska diskuteras av medlemsorganisationerna.

Överväg att dessa olika funktioner när du skriver och lägger fram organisationens föreslagna dagordningen.

2.6.3 Det kan vara mest lämpligt att sätta en punkt på dagordningen för IFF Assembly som en bestämd förslag eller som ett ämne för diskussion – beroende på vilken typ av frågor som berörs och intentioner din organisation.

2.6.4 Ärenden väckta av ingående medlemsgrupper för församlingen

Agenda måste åtföljas av skriftlig bakgrund eller diskussionsunderlag om objektet, att cirkulera med Agenda i förmontering utskick.

Detta gör att andra medlemmar tid att överväga objektet och bilda sig en uppfattning bör det gå vidare till en rörelse och röstas om i församlingen. Som församlingen träffas bara en gång per år detta bidrar till att underlätta processen för beslutsfattandet.

2.6.5 Dagordningen och förslag från medlemmar eller styrelsen kan sändas av församlingen till små grupper av hela aggregatet eller en arbetsgrupp eller grupper för ytterligare diskussion och / eller förfining. Dessa grupper kommer sedan göra rapporter och rekommendationer till församlingen.

2.6.6 Förslag som kräver engagemang IFF medel måste beaktas av styrelsen, som kommer att göra en rapport och rekommendationer till församlingen.

 

3. På församlingen

3.1 Funktioner i församlingen

De viktigaste formella funktioner IFF Assembly är:

  • godkänna ansökningar om medlemskap i IFF;
  • att ta emot rapporter från IFF styrelse, Utskott, Arbetsgrupper och konstituerande medlemsgrupper;
  • att diskutera frågor som är viktiga för vår professionella gemenskap internationellt och utveckla strategier för att möta behoven i vårt samhälle;
  • för kommittéer och arbetsgrupper för att möta, diskutera och föreslå åtgärder för att församlingen;
  • att ställa in avgifter för bildande elementet grupper och få finansiella rapporter och förslag;
  • att göra prioriteringar för IFF för nästa år;
  • omfattas av bestämmelserna i status (stadgar) och interna reglemente IFF, att göra ändringar i status och interna regelverk;
  • att välja styrelse och medlemmar av kommittéer.

Medan de flesta av dessa saker kommer att hända under Assembly mötestider, det kan finnas ett behov av att träffa andra representanter för att få en viss uppgift gjort, för en kommitté eller arbetsgrupp för att utarbeta ett förslag eller en rapport, etc.

3.2 Montering Logistik

De flesta av organisationen Assembly sker av IFF BOD och folk från värdorganisationen i det land där församlingen hålls. dock, Det finns en hel rad praktiska uppgifter som ingår i att sätta på en församling. Om du har tid under monteringen, kontrollera med arrangörerna för att se om det finns något sätt du kan hjälpa till.

3.3 Arbeta och nätverk

Bortsett från arbetet med den formella delen av församlingen, en av de viktigaste fördelarna med IFF Assembly är möjligheten för Feldenkrais lärare-utövare från olika länder, utbildningar och bakgrunder att träffas och utbyta idéer och erfarenheter. Denna typ av nätverk är en viktig del av församlingen och att bygga ett genuint internationella samfundet feldenkraismetoden.

Att ha en måltid, dryck, chatt eller dansa tillsammans är ett bra sätt att lära känna dina kolleger representanter och vi uppmuntrar alla att delta i att söka nya människor att umgås med och lära känna.

3.4 Språk, Talande, Lyssna och Förtydligande

Vid detta tillstånd i utvecklingen av IFF, Engelska är det språk som används för montering. Detta kan medföra svårigheter för representanter för vilka engelska är deras andra, tredje eller fjärde språk!

För för montering sessioner ska fungera väl och för alla representanter att delta och bidra rekommenderas det att:

  • högtalare, och särskilt engelska som modersmål, tala långsamt och tydligt;
  • deltagarna aktivt lyssna till högtalaren;
  • Representanter be talaren att sakta ner, tala tydligare eller starkare behov eller fråga ordföranden eller handledaren för en paus för att klargöra en punkt med mötet eller med andra representanter;
  • Representanter som talar samma språk sitta tillsammans för att tillåta dem att klargöra punkter utan att stoppa mötet;
  • En person, eller en medlem från varje språkgrupp uppmanas att ta på sig uppdraget att tänka tydligheten i tal och kommunikation. Denna person har i uppdrag att avbryta talaren om representanter inte kan förstå mötet. Denna position kan roteras;
  • Representanter frågar en av medlemmarna i styrelsen eller församlingen Värd / värdinna för att klargöra en punkt eller tillhandahålla bakgrundsinformation om en fråga;
  • talar i aulan bör begränsas till ett nödvändigt minimum (för att säkerställa förståelse och delaktighet).

3.5 monteringsprocesser

Den IFF Assembly processen är inte statisk: nya processer kan uppstå och antas om tiden och efter överenskommelse med församlingen.

3.5.1 I IFF Assembly, samt möte som hela församlingen grupp, Vi gör omfattande användning av små grupprocesser. Syftet med användningen av små grupprocesser i församlingen är att:

  • maximera deltagande av alla medlemsgrupper;
  • göra det lättare för människor från olika språkbakgrund för att diskutera frågor ordentligt;
  • generera kvalitet idéer, lösningar och förslag till församlingen.

Några av de processer som regelbundet används i IFF Assemblies inkluderar:

en. Små grupper av hela enheten

Involverar hela församlingens möte i små grupper för att diskutera ett tema, ämne Punkt eller förslag.

Dessa grupper kan planeras i Agenda eller krävt av medlemskap eller styrelsen under församlingens.

B. arbetsgrupper

Små grupper organiserade kring ett särskilt intresse, ämne eller förslag. De är utformade för att skapa ett resultat under församlingens, till exempel: en rapport till församlingen, diskutera ett ämne på församlingen Agenda med avsikt att lägga fram ett förslag till församlingen, inrätta en pågående arbetsgrupp för ett projekt, etc.

Dessa grupper kan vara på agendan inför församlingen eller bildas under monteringen.

C. Informationsutbyte Grupper

Grupperna träffas kring ett visst ämne att dela information och diskutera. Ämnena kan vara samma eller liknande under flera år eftersom vissa ämnen är återkommande för samhället. Dessa grupper är utformade för att dela gemensamma intressen, diskutera gemensamma problem och i synnerhet informations, idéer, strategier och lösningar.

Dessa grupper kan vara noterade på dagordningen eller skapas under monteringen.

D. ’Möt styrelsen’

Den ’Möt styrelsen’ Sessions är en speciell typ av informationsutbyte grupp. Guilds eller representanter cirkulerar i en grupp och hör från andra Guilds och representanter om upplevelsen av sitt land eller organisation. ’Möt styrelsen’ gör IFF styrelseledamöter för att få en överblick över problem och utvecklingen i världen.

3.5.2 Dagordningen och förslag

Som framgår av 2.7.5, Dagordningen och förslag från medlemmar eller styrelsen kan skickas, av församlingen, till små grupper av hela aggregatet eller en arbetsgrupp eller grupper för ytterligare diskussion och / eller förfining. Dessa grupper kommer sedan göra rapporter och rekommendationer till församlingen.

Situationer där församlingen kan sända Agenda objekt att små grupper av hela enheten eller en arbetsgrupp, skulle kunna inkludera:

  • på begäran av den förslagsgruppen;
  • när en fråga är känt för att vara, eller framträder för att vara, särskilt kontroversiell eller komplex;
  • när föreslås flera ändringar;
  • när föreslås komplexa eller detaljerade ändringar;
  • när diskussion i hela gruppen blir förlängd och det verkar som om objektet behöver ytterligare klargöranden eller utveckling.

3.6 Förslag från små grupper, arbetsgrupper, Utskott och BOD

För att minimera förvirring om förslag:

  • alla formella beslut eller förslag från kommittéer, Arbetsgrupper eller bildande elementet Grupper eller BOD ska skrivas och antingen kopieras för distribution eller skrivas upp för visning på overheadprojektor eller på papper på blädderblock (Se interna föreskrifter Post 12.2).

3.7 Röstning

De röstningsförfaranden för församlingen skiljer sig från många möten du har upplevt. Varje IFF bildande elementet Grupper (till exempel, Guild eller Förening) har en röst i val av styrelse och kommittéer; varje representant har en röst i andra frågor. (Du kan också rösta genom fullmakt för andra representanter din Guild / Föreningen kan ha rätt till, men som inte är närvarande vid mötet

Eftersom IFF är juridiskt införlivas i Frankrike röstningssystemet följer många funktioner i det franska systemet. Det är viktigt att du läser artiklar 10, 11 och 12 i de interna föreskrifterna (om valrörelse, Röstning på andra frågor än val och detaljerade förfaranden för att föreslå och rösta om resolution) innan församlingen.

Det rekommenderas att du hålla interna bestämmelser och status dokument med dig under församlingen.

3.8 Kommittéer och arbetsgrupper

  • Kommittéer och arbetsgrupper kommer att möta under enheten i Assembly mötestider eller vid andra tillfällen.
  • Överväg att gå med i en arbetsgrupp eller kandiderar till en kommitté.
  • Om du går med en arbetsgrupp som fortsätter under året, Det är viktigt att du lämnar information om hur man kontaktar dig med kontaktpersonen arbetsgruppen sammankallande /, att du vet vad gruppens mandat är och att du hålla kontakten med andra medlemmar i gruppen för att säkerställa att gruppens arbete inte få gjort.

3.9 Finanser

Det är att föredra att du betalar församlingen Anmälningsavgift, organisationens utestående avgifter, och redogöra för biljettpriser för resor Pool vid förhandsregistrering innan församlingen till IFF kassör eller direktör med ansvar. Särskilda arrangemang kan göras med kassören att betala vid tidpunkten för IFF Assembly under vissa omständigheter.

se punkt 13 i de interna föreskrifter för mer information om ekonomi.

 

4. Efter församlingen och under året

Det finns en rad saker du kan göra för att se till IFF kan fortsätta att arbeta under hela året:

4.1 Rapportering till organisationens kommitté

Efter församlingen är det viktigt att din organisation informeras om vad som hände och om eventuella beslut som kan behöva vidta åtgärder på.

4.2 Rapportering till organisationens medlemskap

Det är också viktigt att se till att era medlemmar hålls informerade - trots allt, de betalar avgifter till IFF. Representanter och deras medlemsorganisationer i det förflutna har använt ett antal olika sätt att göra detta:

  • cirkulerar en församling rapport till medlemmarna;
  • diskuterar församlingen vid ett möte med din organisations kommittén / styrelse;
  • offentliggjort en rapport i deras nyhetsbrev eller tidskrift;
  • rapportering till bolagsstämmor medlemmar;
  • delta konferenser, utbildningar, regionala möten, etc. och rapportering till medlemmarna där;
  • Att se församlingen protokoll ut till alla relevanta personer.

4.3 Att se till att det finns en IFF kontaktperson

Det är viktigt att IFF har någon som är ansvarig för kommunikation mellan din organisation och IFF. Olika organisationer gör detta på olika sätt:

  • För vissa ingående grupper representant som deltog i förra Assembly (eller en av företrädarna) fortsätter att vara den person primär kontaktperson för IFF;
  • för andra ingående grupperna en Office Bärarinställningar (President, Sekreterare, etc.) är IFF kontakt;
  • andra ingående grupper utse någon speciellt att vara kontaktperson, t.ex.: IFF samverkan, IFF portfölj hållare, etc.

Om kontaktpersonen förändras, det är deras ansvar att se till att någon annan väljs och IFF informeras.

4.4 Säkerställa IFF har upp-to-date Kontaktinformation

Om IFF är att hålla kontakt och informationsflödet i federationen är att arbeta IFF behöver up-to-date information om personen IFF kontakt, organisationens kontor Bärare, adresser och telefonnummer, etc.

Om det sker förändringar av information om din organisation är det viktigt att informera IFF sekreterare eller Communication Co-ordinator.

4.5 Garanterar att din organisation svarar på IFF kommunikation

Det är mycket lätt för en kedja av kommunikation för att bryta ner och detta kan leda till långa förseningar i att få saker organiserade. Det är viktigt att organisationen svarar på IFF kommunikation i tid.

4.6 Säkerställa arbetsgrupper och kommittéer är effektiva

Försök att se till att din arbetsgrupp eller kommitté förblir aktiv.

  • Om du inte hör något från kontaktperson sammankallande /, sedan börja kommunikation med kallande eller andra medlemmar själv.
  • Om du inte kan utföra en viss uppgift sedan låta kallande veta.

4.7 Förberedelser inför nästa Assembly

Nästa Assembly kommer runt allt för tidigt.

  • Se till att ditt medlemskap informeras om frågor och möjlighet att mata in i Agenda.
  • Om du inte kan vara en representant, sedan se till att din organisation väljer en och att du eller någon annan representant korthet nya representant.
  • Använd IFF Nyhetsbrev att uttrycka dina åsikter om den sista församlingen och hjälpa till att identifiera hur nästa kan vara mest användbar i utvecklingen av feldenkraismetoden.

 

5. Och IFF?

IFF är alla av oss. Din styrelse kommer, dock, försöka se till att:

  • information skickas till dig i god tid;
  • Assemblies, med hjälp av våra lokala värdar, är väl organiserade med lämpliga arenor, boende och mötesplatser;
  • det finns möjligheter att träffas och utbyta erfarenheter och idéer om viktiga frågor och aspekter av vårt gemensamma arbete, att utveckla en samarbetsanda och att umgås och ha en god tid samt arbete.

 

 

detta representanter’ Manuell

detta representanter’ Manuell framställdes på 1995 av Cliff Smyth, med input och feedback från Bonnie Rich Humiston, Nancy Schumacher, Glenice Hall, Daniel Rosenfels och Lesley Balinski. Den reviderades 1998/9 av Tanya Saxon, med input från Glenice Hall, Bonnie Rich Humiston och Cliff Smyth. Tack.

Vänligen skicka IFF några förslag för tillägg eller förbättringar.

 

Finns på IFF webbplats April 2002