IFF Vertreter’ Handbuch

Entwickelt für die Montage Mai 1995, Stand April-Mai 1999

 

Inhalt

1. Einführung: Die IFF Assembly

1.1 Der Montagezyklus
1.2 Der Bund-Zyklus

2. Vor der Montage

2.1 Vorbereitung für den Montageprozess
2.2 Orientierung
2.3 Vorbereitung auf Ihre Rolle als Vertreter für Ihre Mitgliedsorganisation
2.4 Vorbereitung auf Ihre Rolle als Ausschuss oder Arbeitsgruppe Mitglied
2.5 Die Unterstützung der internationalen Gemeinschaft zur Vorbereitung
2.6 Putting Gegenstände auf die Tagesordnung der IFF Versammlung

3. An der Versammlung

3.1 Funktionen der Versammlung
3.2 Montage Logistik
3.3 Arbeiten und Networking
3.4 Sprache, Im Gespräch, Zuhören und Klärung
3.5 Montageprozess
3.6 Vorschläge
3.7 Wählen
3.8 Ausschüsse und Arbeitsgruppen
3.9 Finanzen

4. Nach der Montage und während des Jahres

4.1 Berichterstattung an den Ausschuss Ihrer Organisation
4.2 Berichterstattung zur Mitgliedschaft Ihres Unternehmens
4.3 Sicherstellen, dass es ein IFF Ansprechpartner
4.4 Die Gewährleistung der IFF hat Up-to-date Kontaktinformationen
4.5 Ihre Organisation sicherzustellen, reagiert auf IFF-Kommunikation
4.6 Die Gewährleistung Arbeitsgruppen und Ausschüsse sind wirksam
4.7 Vorbereitung auf die nächste Versammlung

5. Und der IFF?

 

1. Einführung: Die IFF Assembly

Die IFF Versammlung ist die Hauptdiskussion, teilen, Herstellung Sitzung des IFF Planungs- und Entscheidungs. Es ist die Zeit, wenn der IFF ist am ausführlichsten verkörpert. Es ist die einzige Zeit, in der Vertreter aller Bestandteile Organisationen Gilden / Verbände, Training Accreditation Boards, Die Trainer und Assistent Trainer Forum und Feldenkrais Familie kann tatsächlich face-to-face treffen. Als solches ist es eine sehr wichtige Zeit für unsere internationale Gemeinschaft.

Der IFF-Verwaltungsrat hat angeordnet, mit Hilfe einer Reihe von Vertretern zur vorherige Baugruppen, für diese Vertreter’ Handbuch produziert werden die produktivste und positive Nutzung unserer Zeit zu machen uns alle zu helfen zusammen.

Wenn Sie einen Vertreter gewesen sein, bevor hier viele der Dinge nicht für Sie neue und mag einfach erscheinen. Wir hoffen, jedoch, dass die viele Vorschläge hier sind nützlich, um Sie in Ihrer Rolle als Vertreter.

Diese Vertreter’ Handbuch sollte mit Informationen über die nächste Versammlung in Zusammenhang mit diesem gelesen werden (in dem Paket von Informationen durch die IFF für Ihre Organisation enthält gesendet) und die IFF-Geschäftsordnung und Status (Satzung / Verfassung).

1.1 Der Montagezyklus

Die Versammlung ist nur ein Teil eines vollen Jahreszyklus der Tätigkeit. Für die IFF effektiv funktionieren, Beschlüsse der Versammlung müssen kommuniziert und umgesetzt werden, Berichten, Ausschüsse und Arbeitsgruppen müssen in Kontakt treffen oder zu bleiben, um ihre Aufgaben zu erledigen, Newsletter und Zeitschriften müssen produziert werden und lesen, und vieles mehr.

Damit, Dieses Handbuch enthält Empfehlungen und Vorschläge, wie die meisten unserer Versammlung zu machen:

  • vor der Versammlung;
  • während der Versammlung selbst;
  • nach der Montage und im Jahr zwischen Assemblies.

1.2 Der Bund-Zyklus

Das IFF ist ein Zusammenschluss von Mitgliedsgruppen, nicht eine zentralisierte Bürokratie. So zusätzlich zu dem Zyklus der Aktivität mit der Versammlung verbunden sind, es ist ein wichtiger Zyklus von Informationen und Entscheidungen aus konstituierenden Mitgliedergruppen fließt, zu konstituierenden Mitgliedergruppen in die IFF vor allem an der Versammlung und zurück. Dies ist die Grundlage für eine föderative Organisation.

Die IFF Versammlung und der IFF Verwaltungsrat (DASS) brauche dich, als Vertreter, zu bringen Ideen, Information, Entscheidungen, Antworten auf die Agenda, Fragen, Bedürfnisse, Wünsche und Prioritäten von Ihren Mitgliedergruppen in die Versammlung. Wir brauchen Sie auch Ideen nehmen, Information, Entscheidungen, Fragen, Bedürfnisse, Wünsche und Prioritäten zurück zu Ihrer Mitgliedergruppe.

 

2. Vor der Montage

2.1 Vorbereitung für den Montageprozess

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie für Sie Rolle bei der tatsächlichen IFF Versammlung vorbereiten. Wir empfehlen Ihnen,:

  • lesen Sie die Statuten (Satzung / Verfassung) des IFF;
  • lesen Sie die IFF-Geschäftsordnung;
  • Lesen Sie das Protokoll der letzten Zeit IFF Baugruppen;
  • Machen Sie sich mit den anderen Organisationen in unserer internationalen Gemeinschaft;
  • bringen die Versammlung Kopien aller relevanten Dokumente IFF: Satzung, Interne Vorschriften, Agenden, Protokoll der vorangegangenen Versammlungen, etc.

2.2 Orientierung

Um Sie zu tragen zu helfen und das Beste aus der Versammlung zu erhalten, die IFF BOD hat eine Orientierungsveranstaltung für Menschen eingerichtet, die ihre erste Versammlung teilnehmen. Wenn Sie nicht eine IFF Versammlung besucht, bevor es wichtig ist, dass Sie kommen, um die Orientierung Sitzung.

Wenn Sie ein Vertreter zum ersten Mal sind, kann es auch sehr wertvoll sein für Sie mit Menschen zu sprechen, die für Ihre Organisation Vertreter waren vor über die Versammlung, wie es läuft und Ihre Rolle, etc.

Schauen Sie sich die Versammlung Agenda für Zeiten der Orientierungssitzung.

2.3 Vorbereitung auf Ihre Rolle als Vertreter für Ihre Mitgliedsorganisation

Es ist sehr wichtig, dass Sie genau die Ansichten Ihres Unternehmens zu vermitteln und Ihr Mandat als Vertreter klären. It is important to know what your organisation’s expectations are of you as their Representative.

To determine the views of your organisation throughout the year you could:

  • include an article in your organisation’s newsletter or journal seeking responses;
  • survey your membership about their issues or opinions.

To ensure you can represent your organisation’s views on particular issues, please read the Assembly Agenda as soon as it is available, then:

  • discuss IFF issues and the Assembly Agenda at a meeting of your national committee/board or its equivalent, AND/OR
  • discuss IFF issues and the Assembly Agenda with the office bearers (President/Chairperson, Sekretär, Schatzmeister, etc.), AND/OR
  • discuss IFF issues and the Assembly Agenda at a meeting of your membership, AND/OR
  • refer to your organisation’s policies, decisions and minutes meetings.

Don’t forget to bring copies of your organisation’s minutes, policies, promotional materials and anything else that would help your in your role and assist or inspire others.

To make sure the financial organisation of the IFF and the Assembly run smoothly, please ensure:

  • you, or one of the Representatives from your organisation, has paid any Assembly Registration Fee that is required;
  • one Representative from your organisation sends details of the fare for the one Representative from your organisation that will be included in the Travel Pool (See IFF Internal Regulations Item 4 regarding the Travel Pool);
  • your organisation has paid its IFF Fees for the current year
  • OR if appropriate, arrange to bring outstanding Fees with (See IFF Internal Regulations Item 3 regarding Non-Payment of Fees).

2.4 Vorbereitung auf Ihre Rolle als Ausschuss oder Arbeitsgruppe Mitglied

If you are the member of an IFF Working Group or Committee it is important that you:

  • contact other members of your Working Group or Committee to who is going to attend the Assembly and who is going to report the Assembly;
  • let other Committee or Working Group members know if you available for re-election or to continue your role;
  • bring along all relevant papers and documents;
  • ensure that your Working Group or Committee has completed its work;

OR if it hasn’t completed its work:

  • arrange a time to meet before the Assembly to complete the work and prepare a report.

Also, es kann ein Mitglied Ihrer Organisation, die sie sehr gut und wäre daran interessiert, zu einer Arbeitsgruppe beitragen. Bitte wenden Sie sich, bevor Sie Ihr Land verlassen, um zu sehen, ob sie bereit sind, die Arbeit zu tun und bekommen die Erlaubnis, sie zu benennen.

Schauen Sie sich die Versammlung Agenda für Zeiten für Arbeitsgruppen zugewiesen vor der Versammlung zu treffen.

2.5 Die Unterstützung der internationalen Gemeinschaft zur Vorbereitung

Sie können die gesamte IFF-Community helfen für die Versammlung zur Vorbereitung von:

  • Reagieren auf IFF-Kommunikation über die Versammlung;
  • Schreiben über Fragen für Ihre Organisation und die Feldenkrais-Methode in der IFF Newsletter.

2.6 Platzieren Gegenstände auf die Tagesordnung der IFF Versammlung

2.6.1 Tagesordnungspunkte für die IFF Versammlung sollte am letzten Tag des Monats März in jedem Jahr an den IFF Sekretär geschickt.

2.6.2 Jeder Gegenstand von Sorge oder Interesse an IFF-Mitgliedsorganisationen kann an die Versammlung gebracht werden.

  • Einige Elemente können die geeignet sein für IFF Maßnahmen zu ergreifen, auf als Organisation.
  • Einige Artikel können sinnvoll sein, für die weitere Diskussion einige oder alle Mitgliedsorganisationen bezeichnet werden und bringen zurück in die IFF Assembly.
  • Einige Artikel können sinnvoll sein, für deren Berücksichtigung einiger oder aller Mitgliedsorganisationen bezeichnet werden und mögliche Maßnahmen.
  • Einige Artikel können außerhalb der IFF und Mitgliedsorganisationen fallen’ Handlungsfelder, aber von Interesse und Wert von Mitgliedsorganisationen diskutiert.

Bitte beachten Sie, diese verschiedenen Funktionen beim Schreiben und setzen nach vorn Artikel Ihrer Organisation vorgeschlagene Tagesordnung.

2.6.3 Es könnte sein, am besten geeignete ein Element auf der Tagesordnung für die IFF Versammlung als einen bestimmten Vorschlag oder als Thema zur Diskussion stellen – abhängig von der Art der aufgeworfenen Fragen und die Absichten Ihres Unternehmens.

2.6.4 Tagesordnungspunkte durch konstituierende Mitgliedergruppen für die Versammlung vorgelegt

Agenda muss durch schriftliche Hintergrund oder Diskussionspapier zu dem Punkt begleitet werden, in der Vormontage Mailing wird mit der Agenda in Umlauf.

Auf diese Weise können andere Mitglieder Zeit, um den Artikel zu prüfen und eine Stellungnahme bilden sollte es zu einer Bewegung gehen und auf in der Versammlung abgestimmt werden. Als die Versammlung treffen sich nur einmal pro Jahr diese den Prozess der Entscheidungsfindung zu erleichtern hilft.

2.6.5 Tagesordnungspunkte und Vorschläge von Mitgliedern oder dem Vorstand von der Versammlung auf kleine Gruppen der gesamten Anordnung oder eine Arbeitsgruppe oder Gruppen für die weitere Diskussion und / oder Verfeinerung gesendet werden. Diese Gruppen werden dann machen Berichte und Empfehlungen zurück an die Versammlung.

2.6.6 Vorschläge erfordern das Engagement von IFF Mittel müssen vom Vorstand berücksichtigt werden, die einen Bericht und Empfehlungen an die Versammlung machen.

 

3. An der Versammlung

3.1 Funktionen der Versammlung

Die wichtigsten formalen Funktionen der IFF Versammlung sind:

  • zu genehmigen, Anträge auf Mitgliedschaft in der IFF;
  • Berichte aus dem IFF Board of Directors zu erhalten, Ausschüsse, Arbeitsgruppen und Konstituierende Mitglieder-Gruppen;
  • to discuss issues of importance to our professional community internationally and develop strategies to meet the needs of our community;
  • for Committees and Working Groups to meet, discuss issues and propose action to the Assembly;
  • to set the dues for Constituent Member Groups and receive financial reports and proposals;
  • to set priorities for the IFF for the next year;
  • within the provisions of the Status (Satzung) and Internal Regulations of the IFF, to make changes to the Status and Internal Regulations;
  • to elect the Board of Directors and members of Committees.

While most of these things will happen during the Assembly meeting times, there may be a need to meet with other Representatives to get a particular task done, for a Committee or Working Group to prepare a proposal or report, etc.

3.2 Montage Logistik

Most of the Assembly organisation is undertaken by the IFF BOD and people from the host organisation in the country where the Assembly is held. jedoch, there are a whole range of practical tasks involved in putting on an Assembly. If you have time during the Assembly, please check with the organisers to see if there is some way you can help.

3.3 Arbeiten und Networking

Apart from the work involved in the formal part of the Assembly, one of the main benefits of the IFF Assembly is the opportunity for Feldenkrais Teacher-Practitioners from different countries, trainings and backgrounds to get together and share ideas and experiences. This kind of networking is a vital part of the Assembly and of building a genuine international community of the Feldenkrais Method.

Having a meal, drink, chat or dance together is a great way to get to know your fellow Representatives and we encourage everyone attending to seek out new people to socialise with and get to know.

3.4 Sprache, Im Gespräch, Zuhören und Klärung

At this state in the development of the IFF, English is the language used for the Assembly. This can cause difficulties for Representatives for whom English is their second, third or fourth language!

Damit die Sitzungen Versammlung einen reibungslosen Ablauf und für alle Vertreter teilnehmen und dazu beitragen wird empfohlen,:

  • Lautsprecher, und vor allem englischer Muttersprachler, Sprich langsam und deutlich;
  • Teilnehmer an den Lautsprecher aktiv zuhören;
  • Vertreter bitten, die Lautsprecher zu verlangsamen, sprechen deutlicher oder lauter als notwendig oder den Präsidenten oder Vermittler bitten um eine Pause, um einen Punkt mit der Sitzung oder mit anderen Vertreter zu klären;
  • Representatives who speak the same language or languages sit together to allow them to clarify points without stopping the meeting;
  • One person, or one member from each language group is asked to take on the assignment of thinking about the clarity of speech and communication. This person is mandated to interrupt the speaker if Representatives cannot understand the meeting. This position could be rotated;
  • Representatives ask one of the members of the Board of Directors or the Assembly Host/Hostess to clarify a point or provide background information on an issue;
  • talking within the Assembly room should be kept to a necessary minimum (to ensure understanding and participation).

3.5 Assembly Processes

The IFF Assembly process is not static: new processes may emerge and be adopted though time and with the agreement of the Assembly.

3.5.1 In the IFF Assembly, as well as meeting as the whole Assembly group, we make extensive use of small group processes. The aim of the use of small group processes in the Assembly is to:

  • maximise participation of all member groups;
  • make it easier for people from different language backgrounds to discuss issues thoroughly;
  • generate quality ideas, solutions and proposals for the Assembly.

Some of the processes regularly used in IFF Assemblies include:

EIN. Small Groups of the whole Assembly

Involves the whole Assembly group meeting in small groups to discuss one theme, topic Agenda item or proposal.

These groups may be planned for in the Agenda or called for by the membership or Board during the course of the Assembly.

B. Working Groups

Small groups organised around a particular interest, topic or proposal. They are designed to create an outcome during the course of the Assembly, beispielsweise: a report back to the Assembly, discussing a topic on the Assembly Agenda with the intention to making a proposal to the Assembly, setting up an on going working group for a project, etc.

These groups may be on the Agenda before the Assembly or be formed during the Assembly.

C. Information Sharing Groups

Groups meet around a particular topic to share information and discuss. The topics may be the same or similar over several years because some topics are recurrent for the community. These groups are designed to share common interests, discuss common problems and especially information, ideas, strategies and solutions.

These groups may be listed on the Agenda or created during the Assembly.

D. ‘Meet the Board

The ‘Meet the BoardSessions are a special kind of information sharing group. Guilds or Representatives circulate in a group and hear from other Guilds and Representatives about the experience of their country or organisation. ‘Meet the Boardallows IFF Board members to get an overview of issues and developments in the world.

3.5.2 Agenda Items and Proposals

As stated in 2.7.5, Agenda items and proposals from members or the Board may be sent, by the Assembly, to small groups of the whole assembly or a working group or groups for further discussion and/or refinement. Diese Gruppen werden dann machen Berichte und Empfehlungen zurück an die Versammlung.

Situations where the Assembly MAY send Agenda items to Small Groups of the whole Assembly or a Working Group, could include:

  • on request of the proposing group;
  • when an issue is know to be, or emerges to be, particularly controversial or complex;
  • when several amendments are proposed;
  • when complex or detailed amendments are proposed;
  • when discussion in the whole group becomes extended and it appears that the item needs further clarification or development.

3.6 Proposals from Small Groups, Working Groups, Committees and the BOD

In order to minimise confusion about proposals:

  • all formal resolutions or proposals from Committees, Working Groups or Constituent Member Groups or the BOD should be written and either photocopied for distribution or written up for display on the overhead projector or on paper on the flip-chart (See Internal Regulations Item 12.2).

3.7 Wählen

The voting procedures for the Assembly are different from many meetings you may have experienced. Each IFF Constituent Member Groups (beispielsweise, Guild or Association) has one vote in the election of the Board of Directors and Committees; each Representative has a vote on other issues. (You can also vote by proxy for other Representatives your Guild/Association may be entitled to but who are not present at the meeting

Because the IFF is legally incorporated in France the voting system follows many features of the French system. It is essential that you read Items 10, 11 und 12 of the Internal Regulations (concerning Electoral Procedures, Voting on Issues other than Elections and Detailed Procedures for Proposing and Voting upon Resolutions) vor der Versammlung.

It is recommended you keep the Internal Regulations and Status documents with you during the Assembly.

3.8 Ausschüsse und Arbeitsgruppen

  • Committees and Working Groups will meet during the Assembly in Assembly meeting times or at other times.
  • Please consider joining a Working Group or standing for election to a Committee.
  • If you do join a Working Group that continues through the year, it is essential that you leave information on how to contact you with the Working Group convenor/contact person, that you know what the Group’s mandate is and that you stay in touch with other members of the Group to ensure the Group’s work does get done.

3.9 Finanzen

It is preferred that you pay the Assembly Registration Fee, your organisation’s outstanding Fees, and give details of fares for the Travel Pool upon pre-registration before the Assembly to the IFF Treasurer or Director responsible. Special arrangements may be made with the Treasurer to pay at the time of the IFF Assembly in certain circumstances.

See Item 13 of the Internal Regulations for more information on Finances.

 

4. Nach der Montage und während des Jahres

There are a range of things you can do to ensure the IFF can continue to work throughout the year:

4.1 Berichterstattung an den Ausschuss Ihrer Organisation

After the Assembly it is important that your organisation is informed about what happened and of any decisions that may need to take action on.

4.2 Berichterstattung zur Mitgliedschaft Ihres Unternehmens

It is important also to ensure your members are kept informed — after all, they are paying dues to the IFF. Representatives and their member organisations in the past have used a number of means to do this:

  • circulating an Assembly report to members;
  • discussing the Assembly at a meeting of your organisation’s Committee/Board;
  • publishing a report in their newsletter or journal;
  • reporting to general meetings of members;
  • attending conferences, trainings, regional meetings, etc. and reporting to members there;
  • making sure the Assembly Minutes are circulated to all relevant people.

4.3 Sicherstellen, dass es ein IFF Ansprechpartner

It is essential that the IFF has someone who is responsible for communication between your organisation and the IFF. Different organisations do this in different ways:

  • for some constituent groups the Representative who attended the last Assembly (or one of the Representatives) continues to be the primary contact person for the IFF;
  • for other constituent groups an Office Bearer (Präsident, Sekretär, etc.) is the IFF contact;
  • other constituent groups appoint someone especially to be the contact person, z.B.: IFF liaison, IFF portfolio holder, etc.

If the contact person changes, it is their responsibility to ensure that someone else is chosen and the IFF informed.

4.4 Die Gewährleistung der IFF hat Up-to-date Kontaktinformationen

If the IFF is to stay in contact and the flow of information in the Federation is to work the IFF needs up-to-date information about the IFF contact person, your organisation’s Office Bearers, addresses and phone numbers, etc.

If there are changes of information about your organisation it is vital to inform the IFF Secretary or Communication Co-ordinator.

4.5 Ihre Organisation sicherzustellen, reagiert auf IFF-Kommunikation

It is very easy for a chain of communication to break down and this can lead to long delays in getting things organised. It is important that your organisation responds to IFF communications in a timely manner.

4.6 Die Gewährleistung Arbeitsgruppen und Ausschüsse sind wirksam

Try to make sure your Working Group or Committee stays active.

  • If you don’t hear from the convenor/contact person, then start communication with the convenor or other members yourself.
  • If you can’t carry out a particular task then let the convenor know.

4.7 Vorbereitung auf die nächste Versammlung

The next Assembly comes around all too soon.

  • Make sure your membership is informed of issues and the opportunity to input into the Agenda.
  • If you can’t be a Representative, then make sure your organisation chooses one and that you or another Representative brief the new Representative.
  • Use the IFF Newsletter to express your views about the last Assembly and help identify how the next one can be most useful in the development of the Feldenkrais Method.

 

5. Und der IFF?

The IFF is all of us. Your Board of Directors will, jedoch, try to ensure that:

  • information is sent to you in a timely manner;
  • the Assemblies, with the assistance of our local hosts, are well organised with suitable venues, accommodation and meeting places;
  • there are opportunities to meet and exchange experiences and ideas on important issues and aspects of our common work, to develop a co-operative spirit and to socialise and have a good time as well as work.

 

 

Diese Vertreter’ Handbuch

Diese Vertreter’ Manual was prepared in 1995 by Cliff Smyth, with input and feedback from Bonnie Rich Humiston, Nancy Schumacher, Glenice Hall, Daniel Rosenfels and Lesley Balinski. It was revised in 1998/9 by Tanya Saxon, with input from Glenice Hall, Bonnie Rich Humiston and Cliff Smyth. Thanks.

Please send the IFF any suggestions for additions or improvements.

 

Available on the IFF Website April 2002